Bibliotheekverhuizing

Een complete bibliotheek verhuizen is eens wat anders dan een gezin verhuizen naar een nieuwe woning. Omdat er veel werk bij komt kijken, is het ook van groot belang dat de verhuizing op de juiste manier wordt uitgevoerd. Er moet een goede planning gemaakt worden, het verhuisbedrijf moet over de juiste materialen en hulpmiddelen beschikken, de verhuizing moet zorgvuldig worden uitgevoerd en de spullen moeten op een voorzichtige manier vervoerd worden. Daarom kan er voor een bibliotheekverhuizing het best gekozen worden voor een verhuisbedrijf dat gespecialiseerd is in grote en omvangrijke verhuizingen. In dit artikel lees je informatie met betrekking tot een bibliotheekverhuizing en hoe dit het best georganiseerd kan worden.

Het verhuisbedrijf

Om de verhuizing van een bibliotheek vlot en soepel te kunnen laten verlopen, moet het verhuisbedrijf dat je hiervoor inschakelt aan een aantal voorwaarden voldoen. In de regel zijn de kosten voor een specialistisch verhuisbedrijf hoger dan wanneer je een gewoon verhuisbedrijf inschakelt. Deze kosten betaal je voor extra dienstverlening en voor de beste kwaliteit. Een specialistisch bedrijf moet daarom onder andere aan de volgende voorwaarden kunnen voldoen.

Planmatig werken: de verhuizing van een bibliotheek is een behoorlijke klus en moet altijd volgens een bepaalde structuur worden uitgevoerd. De boeken die verhuisd moeten worden staan immers op volgorde en gesorteerd per genre of soort. Het is daarom belangrijk dat de boeken op een gestructureerde manier worden ingepakt en op de nieuwe locatie op dezelfde wijze worden uitgepakt en in de kasten worden gezet. Hiervoor moet een verhuisbedrijf goed planmatig kunnen werken en moeten de verhuizers zich aan het gestelde plan houdt;

Efficiƫntie: een verhuizing van een bibliotheek moet ook efficiƫnt gebeuren. Dat is nodig om de verhuizing zo soepel mogelijk te kunnen laten verlopen en om het ook zo snel mogelijk uit te voeren. Snelheid is daarbij van belang omdat een bibliotheek op het moment van verhuizen gesloten is voor klanten. Verhuisbedrijven kunnen daarom ook verhuizingen uitvoeren in bijvoorbeeld het weekend wanneer de bibliotheek anders toch al gesloten zou zijn;

Voorzichtigheid: bij een verhuizing is het altijd van belang dat de spullen die verhuisd worden zo voorzichtig mogelijk behandeld worden. Dat is niet minder bij een bibliotheekverhuizing. Een verhuisbedrijf moet daarom correct te werk kunnen gaan en respect hebben voor de spullen en voorwerpen die verhuisd worden. Dat betekent dat de boeken en andere zaken netjes ingepakt moeten worden en zoveel mogelijk beschermd moeten worden tegen eventuele schade;

Vast aanspreekpunt: als bibliotheek heb je behoefte aan duidelijkheid. Een gespecialiseerd verhuisbedrijf zal dan ook in de meeste gevallen zorgen voor een vast aanspreekpunt. Dat is de persoon waarmee de verhuizing besproken wordt en waarmee een plan wordt opgesteld voor de verhuizing. Deze persoon fungeert als communicatiepersoon tussen de verhuizers, de bibliotheek en andere partijen die bij de klus betrokken zijn. Als er wijzigingen zijn in bijvoorbeeld de planning, dan zal deze persoon iedereen daar zo snel mogelijk van op de hoogte brengen;

Draaiboek: samen met het bedrijf zal er een draaiboek worden opgesteld. Aan de hand van de omvang van de verhuizing zal planmatig worden uitgewerkt welke stappen er genomen moeten worden om de verhuizing zo goed mogelijk te kunnen laten verlopen. Dit draaiboek fungeert dan ook als rode draad tijdens de bibliotheekverhuizing;

Inpakken: een belangrijk onderdeel van de bibliotheekverhuizing is het correct inpakken van de boeken zoals eerder al genoemd is. Je hebt daarom altijd de mogelijkheid om een extra dienst af te nemen voor het inpakken en ook het uitpakken van de spullen;

Montageservice: naast boeken moeten er vaak ook andere spullen verhuisd worden zoals bureaus en natuurlijk boekenkasten. Met een montageservice kunnen de meubels op de oude locatie op de juiste manier gedemonteerd worden en op de nieuwe locatie weer in elkaar worden gezet op de juiste plek.

Vinden van een geschikt verhuisbedrijf

Zoals je hebt kunnen lezen kan een gespecialiseerd verhuisbedrijf verschillende soorten diensten aanbieden om een bibliotheekverhuizing te kunnen verzorgen. Met die informatie in het achterhoofd kun je op zoek gaan naar een geschikt verhuisbedrijf. Voor het vinden van de beste partij om de klus uit te voeren, kun je het best een vergelijking maken van verschillende dienstverleners. Om je daarbij te helpen lees je hieronder een stappenplan om tot de beste keuze te kunnen komen.

1.) Bedrijven zoeken

Het is allereerst belangrijk dat je op zoek gaat naar geschikte verhuisbedrijven. Maak een selectie van een aantal verhuisbedrijven in de omgeving die gespecialiseerd zijn in het verhuizen van een bibliotheek. Deze bedrijven kun je vervolgens met elkaar gaan vergelijken.

2.) Kwaliteit

Als je een aantal bedrijven hebt gevonden, dan kun je ook direct onderzoek doen naar de kwaliteit die geleverd kan worden. Dit doe je door het lezen van ervaringen en recensies die gegeven zijn door andere klanten van het bedrijf. In een kennismakingsgesprek kun je bespreken met het bedrijf wat de mogelijkheden zijn en de kwaliteit bevragen.

3.) Offertes

Tijdens een kennismakingsgesprek zal het verhuisbedrijf de situatie opnemen en beoordelen welke benodigdheden hij zal inzetten om de bibliotheek te kunnen verhuizen. Aan de hand van de analyse die hiervoor gemaakt wordt kan een offerte worden opgesteld. Zorg er altijd voor dat je met meerdere bedrijven om tafel gaat zodat je ook meerdere offertes zult krijgen. De offertes die je hebt ontvangen geven een beeld van de op maat gemaakte dienstverlening waar jij behoefte aan hebt.

4.) Vergelijken en kiezen

De offertes die je hebt gekregen kun je met elkaar vergelijken. Dit doe je door te kijken naar de diensten die geleverd kunnen worden en naar de kosten die hieraan verbonden zijn. In het maken van de vergelijking is het ook belangrijk om de kwaliteit, de betrouwbaarheid en de veiligheid mee te nemen voor het maken van een keuze. Let er ook op of het bedrijf in het bezit is van certificaten en of het verhuisbedrijf is aangesloten bij de vakbond voor Erkende Verhuizers. Op die manier ben je verzekerd van de beste kwaliteit. Als je een vergelijking hebt gemaakt kan er een keuze worden gemaakt en kan de verhuizing worden uitgevoerd.