De verhuizing van een volledig archief is een klus die voorzichtig moet worden aangepakt. Een dergelijke verhuizing lijkt dan ook in de verste verte niet op de verhuizing van bijvoorbeeld een gezin naar een nieuw huis. Bij het verhuizen van een archief komt specialistisch werk kijken. Daarom is het ook noodzakelijk om hiervoor een bedrijf in te schakelen met de juiste kennis en ervaring om de verhuizing goed te laten verlopen. Een andere reden om een gespecialiseerd verhuisbedrijf in te schakelen, is omdat een archief vaak gevoelige informatie bevat die goed beschermd moet worden. De verhuizing van een archief moet op een gestructureerde manier verlopen volgens een goed dichtgetimmerd plan. Met de onderstaande informatie kom je meer te weten over verhuisbedrijven voor archieven, welke diensten er worden aangeboden en hoe je een goed verhuisbedrijf kunt vinden.
Redenen om te kiezen voor een specialist
Inhoud
Een verhuizing is vaak een flinke klus, zeker als het om de verhuizing van een compleet archief gaat. Er zijn meerdere redenen te bedenken waarom je juist zou moeten kiezen voor een gespecialiseerd verhuisbedrijf.
Kennis en ervaring: een gespecialiseerd verhuisbedrijf heeft ervaring met archiefverhuizingen. De verhuizers hebben daarvoor een speciale opleiding gevolgd en zijn ervaren in het verhuizen van gevoelige informatie;
Structuur: een goed verhuisbedrijf zorgt voor een duidelijk plan in de vorm van een draaiboek. Een archief moet op de juiste manier worden verhuisd zodat het op de nieuwe locatie weer correct geplaatst wordt. Dat betekent dat archiefmateriaal in een bepaalde volgorde moet worden ingepakt zodat het op de plek van bestemming in de juiste volgorde kan worden uitgepakt. Onderdeel van deze structuur is een goed uitgedacht tijdspad;
Discreet: omdat het vaak om gevoelige informatie gaat die verhuisd wordt, moeten de verhuizers ook discreet te werk gaan. De archieven zullen door verhuizers worden ingepakt onder het toeziend oog van de opdrachtgever. De ingepakte dozen zullen vervolgens verzegeld worden en worden pas geopend op de plek van bestemming. Door het verzegelen van de dozen weet je zeker dat niemand de documenten kan inzien;
Certificaten: een goed verhuisbedrijf beschikt over de juiste certificaten en papieren. Zo moeten de werknemers geschoold zijn om een archief te kunnen verhuizen en is het goed om een verhuisbedrijf te zoeken die is aangesloten bij de vereniging voor Erkende Verhuizers;
Hulpmiddelen: een andere reden voor het inschakelen van een specialist, zijn de hulpmiddelen die het bedrijf beschikbaar heeft. Dit kunnen materialen zijn voor het correct en voorzichtig inpakken van het archief, hulpmiddelen om de verhuizing voorzichtig uit te kunnen voeren en het gebruik van bijvoorbeeld speciale bakken waar complete lades van een archiefkast in geplaatst kunnen worden.
Diensten
Naast het verhuizen van het archief en het vervoer van het materiaal, zal een verhuisbedrijf ook andere diensten aan kunnen bieden die kunnen helpen bij de verhuizing. Deze diensten kunnen onder andere bestaan uit de volgende zaken.
Contactpersoon: het verhuisbedrijf zal zorgen voor een vaste contactpersoon. Deze persoon zal de communicatie tussen de verschillende betrokken partijen verzorgen, zal iedereen op de hoogte houden van de voortgang en functioneert als aanspreekpunt voor alle betrokkenen. Hier kun je dus met alle vragen terecht die je hebt. De contactpersoon is vaak ook degene die toezicht houdt op het naleven van de regels en het volgen van het vooropgestelde draaiboek;
Inpakken: een belangrijk onderdeel van de verhuizing van een archief is het inpakken. Een archief moet correct worden ingepakt zodat alle documenten en papieren in de juiste volgorde blijven. Deze moeten vervolgens op de plek van bestemming ook weer op de juiste wijze worden uitgepakt en in het archief geplaatst worden. Een goed verhuisbedrijf zorgt er daarnaast ook voor dat de spullen goed en veilig worden ingepakt. Daarnaast zullen dozen met archiefmateriaal verzegeld worden zodat ze pas bij het uitpakken geopend kunnen worden;
Vervoer: afhankelijk van het type archief dat verhuisd moet worden kan er speciaal vervoer nodig zijn. Gaat het bijvoorbeeld om een archief met veel kostbare en historische documenten, dan zal de laadruimte van de vrachtwagen voorzien moeten zijn van een ruimte met een regelbaar klimaatsysteem om de kwaliteit van de documenten te kunnen waarborgen;
Beveiliging: beveiliging en bescherming is ook van belang. Zoals gezegd wordt er bij het inpakken al een beveiliging verzorgd door gebruik te maken van zegels waarmee de dozen worden afgesloten. De vrachtwagen waarin het archief vervoerd wordt moet ook goed afgesloten worden en beveiligd worden. In het geval van zeer gevoelig materiaal kan er ook voor gekozen worden om een beveiliger in te huren die toezicht houdt op de verhuizing en het archiefmateriaal;
Opslag en vernietiging: een specialistisch verhuisbedrijf kan ook de mogelijkheid bieden om het archief of delen van het archief tijdelijk op te slaan. Dit wordt gedaan in ruimtes die een regelbaar klimaat hebben om de kwaliteit van het archief te kunnen waarborgen. Ook is het vaak mogelijk om een deel van het archief te laten vernietigen. Dit wordt op een professionele manier gedaan zodat er niks overblijft.
Verhuisbedrijf zoeken
Nu duidelijk is aan welke voorwaarden een goed verhuisbedrijf moet voldoen en welke diensten een verhuisbedrijf kan aanbieden voor het verhuizen van een archief, kun je op zoek gaan. Om de beste kandidaat te vinden kun je een vergelijking maken door het volgen van de onderstaande stappen.
1.) Selectie maken
Begin met het maken van een selectie van verschillende bedrijven. Als het goed is heb je bepaalde wensen en behoeften met betrekking tot de archiefverhuizing dus kun je globaal op zoek gaan naar bedrijven in de buurt die hieraan kunnen voldoen. Als je een stuk of vijf bedrijven gevonden hebt, dan kun je van deze bedrijven een vergelijking maken.
2.) Kennismaken
Om duidelijkheid te krijgen over de mogelijkheden en over de kosten, wordt er een kennismakingsgesprek gepland. Je kunt dan met de bedrijven bespreken welke wensen je hebt en de verhuisbedrijven kunnen een analyse maken van de verhuizing.
3.) Offertes vergelijken
Aan de hand van dit gesprek zullen er offertes worden opgesteld die je vervolgens met elkaar kunt vergelijken. Kijk naar de verschillende diensten en de kosten. Ga niet voor de laagste prijs, maar voor kwaliteit. De kwaliteit kun je vergelijken door ervaringen en beoordelingen van andere klanten te onderzoeken.
4.) Kiezen en verhuizen
Als je een keuze hebt gemaakt, dan kun je de offerte van het betreffende bedrijf accepteren. Je zult dan samen met de contactpersoon een draaiboek opstellen en andere zaken regelen zodat de archiefverhuizing kan worden uitgevoerd.