Checklist bedrijfsverhuizing

Een bedrijfsverhuizing brengt behoorlijk wat met zich mee. Niet alleen moet je er dan ook heel wat tijd in investeren, daarnaast zal je er ook een bepaalde hoeveelheid aan financiële middelen voor moeten voorzien. Op het ogenblik dat je van plan bent om een bedrijfsverhuizing uit te voeren is het in eerste instantie vooral van belang om een goede planning op te maken. Een goede planning is eigenlijk al het halve werk. Ben jij ook bezig met het opstellen van een planning voor jouw aankomende bedrijfsverhuizing? In dat geval zal de inhoud van deze checklist je daar ongetwijfeld bij kunnen helpen!

1.) De basis voor elke bedrijfsverhuizing

In eerste instantie zijn er een aantal zaken waar je voor elke bedrijfsverhuizing rekening mee zal willen houden. De basis voor elke bedrijfsverhuizing komt dan ook tot stand door middel van de aandachtspunten zoals hieronder opgelijst.

  1. Stel indien noodzakelijk een projectcoördinator aan voor de verhuizing;

  2. Bepaal hoeveel budget je beschikbaar hebt voor je bedrijfsverhuizing;

  3. Stel een lijstje op met eisen voor de nieuwe bedrijfsruimte;

  4. Inventariseer alle stukken die deel uitmaken van de inboedel van je bedrijf;
  5. Maak voor jezelf uit aan welke eisen de huurovereenkomst moet voldoen;

2.) Het inrichten van de nieuwe ruimte voor je bedrijf

Heb je al het bovenstaande bepaald en ben je er in geslaagd om een nieuw pand of een nieuwe ruimte te vinden voor je bedrijf? In dat geval zal je meteen ook verder willen kijken, meer bepaald naar de inrichting van die ruimte. Het inrichten van de nieuwe bedrijfsruimte is dan ook één van de eerste zaken welke moet gebeuren. Hou op dit vlak rekening met:

  1. Eventuele nieuwe spullen die moeten worden aangekocht;
  2. Of de vloerbekleding dient te worden vervangen of niet;
  3. Of de verlichting goed werkt of niet;

  4. Is er bepaalde raambekleding vereist?

  5. Dient er een kluis beschikbaar te zijn?
  6. Controleer de aanwezige bekabeling, in het bijzonder de elektra;
  7. Richt de eventuele aanwezige vergaderruimte in;
  8. Haal spullen voor het bedrijfskeukentje (of kitchenette) in huis;

  9. Denk aan het kopen van schoonmaakspullen;

  10. Controleer of alles is geregeld op vlak van telefoon en IT;

Bovenstaande is natuurlijk reeds behoorlijk wat. Toch is het in de praktijk belangrijk om de nieuwe bedrijfsruimte in eerste instantie volledig in te richten voordat je verder gaat met de rest van je verhuizing. Voor het merendeel van de bedrijven geldt namelijk dat het van het grootste belang is dat de activiteiten slechts zo beperkt mogelijk hinder zullen ondervinden van de bedrijfsverhuizing. Dat kan alleen maar wanneer er vlot over kan worden gestapt naar de nieuwe bedrijfsruimte.

3.) De daadwerkelijke bedrijfsverhuizing

Op het ogenblik dat de nieuwe bedrijfsruimte volledig is ingericht spreekt het voor zich dat het tijd is geworden om de daadwerkelijke bedrijfsverhuizing uit te voeren. Hier komt in de praktijk natuurlijk het meeste bij kijken. Voor wat het uitvoeren van de daadwerkelijke bedrijfsverhuizing betreft kan je rekening houden met de onderstaande aandachtspunten:

  1. Beëindig de huurovereenkomst van het oude bedrijfspand;

  2. Vergelijk de offertes van verschillende verhuisbedrijven;
  3. Maak afspraken met het verhuisbedrijf dat je wenst in te huren;
  4. Laat een draaiboek opstellen voor je bedrijfsverhuizing;

  5. Doe afstand van overbodige spullen die je niet langer zal gebruiken;

  6. Wanneer moet de inboedel precies allemaal zijn ingepakt;
  7. Wanneer zal de bedrijfsverhuizing daadwerkelijk plaatsvinden;

  8. Stel verhuisinstructies op voor het personeel dat mee zal helpen met de verhuizing;

  9. Voorzie een lunch voor de medewerkers aan de bedrijfsverhuizing;

  10. Codeer de verhuisdozen;

Tijdens het uitvoeren van een bedrijfsverhuizing is het van cruciaal belang dat er niet alleen efficiënt, maar ook overzichtelijk te werk wordt gegaan. Niet in het minst voor grote(re) bedrijven geldt dan ook dat ze er goed aan doen om afdeling per afdeling te verhuizen. Bovendien doen zij er goed aan om gebruik te maken van duidelijke, specifieke labels op hun verhuisdozen. Alleen op deze manier zal er namelijk snel kunnen worden vastgesteld naar welke ruimte(s) de verhuisdozen moeten worden gebracht op de nieuwe bedrijfslocatie.

4.) Voer de nodige controles uit na afloop van de bedrijfsverhuizing

Wanneer de dag van de verhuizing is afgelopen is het nog niet helemaal voorbij. Het spreekt namelijk voor zich dat je als bedrijfsleiding ook nog even terug zal willen blikken op hoe de bedrijfsverhuizing precies is verlopen. Hierbij dien je aandacht te besteden aan:

  1. Het controleren van mogelijke schade die is opgetreden tijdens de verhuizing;

  2. Het indien vereist inzamelen van verhuisdozen en ze teruggeven aan het verhuisbedrijf;

  3. Het opstellen en doorgeven van een nieuwe lijst met telefoonnummers;
  4. Het nalopen van de (grote) machines die zijn verhuisd naar de nieuwe locatie;

  5. Het evalueren van het verhuisbedrijf;

Naast bovenstaande spreekt het voor zich dat je ook even kort alle verschillende ruimtes in je nieuwe bedrijfspand zal willen nalopen om te controleren of deze wel naar wens zijn ingericht.

5.) Hou rekening met de juridische aspecten

Last but not least zal je bij een bedrijfsverhuizing ook nog altijd even stil willen blijven staan bij de juridische aspecten. Dit zijn er overigens behoorlijk wat. Enkele zaken waar je beslist nog de nodige aandacht aan zal willen besteden zijn onder meer:

  1. Het controleren van de huurovereenkomst die werd afgesloten;

  2. Controleren of er een vestigingsvergunning aanwezig is of niet;
  3. Het aanpassen van de bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel;
  4. Het aangeven van de adreswijziging bij de Belastingdienst;

  5. De adreswijziging doorgeven aan alle klanten, leveranciers, etc.;

  6. Het wijzigen van de gegevens die zijn terug te vinden op de website;

  7. Het op de hoogte brengen van de bank van je verhuizing naar een nieuwe locatie;

Bovenstaande lijkt voor de hand liggend, maar dat is het niet. Wil je er voor zorgen dat er geen (belangrijke) post meer terecht komt op het oude adres van je onderneming? In dat geval kan het ook een aanrader zijn om de post op de hoogte te brengen van je verhuizing. Tegen betaling is het mogelijk om alle bedrijfspost die naar het oude adres gaat door te laten sturen naar het nieuwe adres. Op deze manier wordt voorkomen dat er belangrijk papierwerk onverhoopt ergens verloren raakt.