Als een compleet bedrijf gaat verhuizen of een volledig kantoor, dan moet er veel geregeld worden. Naast het verhuizen van alle spullen en meubels van het bedrijf, moet ook de volledige ICT worden verhuisd. De complexheid van een ICT-verhuizing is afhankelijk van de omvang van het bedrijf. Als het om een klein bedrijf gaat met bijvoorbeeld 5 computers, een server en een printer, dan hoeft er minder te gebeuren dan wanneer een bedrijf met 100 man personeel gaat verhuizen. Omdat je zo snel mogelijk weer aan de slag wilt kunnen op de nieuwe locatie, kun je de verhuizing van de ICT daarom ook het best laten uitvoeren door een gespecialiseerd bedrijf. Die kunnen ervoor zorgen dat alles veilig wordt ontkoppeld, verhuist wordt zonder schade en weer op de juiste manier wordt aangesloten. In dit artikel lees je meer over het inhuren van een specialist voor deze klus.
Een ICT-verhuisbedrijf
Inhoud
Het verhuizen van de inboedel van een huis of bedrijf kan worden gedaan door een regulier verhuisbedrijf. Vaak hoeven er dan alleen spullen, dozen en meubels verhuisd te worden. Voor het verhuizen van de complete ICT-voorzieningen van een organisatie, kun je het best een ICT-verhuisbedrijf inhuren. Die zijn gespecialiseerd in het verhuizen van computers, netwerken en andere zaken. De voordelen van een ICT-verhuisbedrijf zijn onder andere:
Kennis en ervaring: een gespecialiseerd verhuisbedrijf heeft ervaring met verhuizing van ICT gerelateerde zaken. De verhuizers hebben een opleiding gevolgd en zijn ervaren in het ontkoppelen van apparatuur op de juiste wijze en kunnen de apparaten ook weer op de juiste manier aansluiten en installeren;
Structuur: een goed verhuisbedrijf zorgt voor een duidelijk plan in de vorm van een draaiboek. Voor de nieuwe locatie moet een plan klaarliggen met betrekking tot de inrichting van de ICT-omgeving. De verhuizer zal dit in samenspraak met jou verzorgen om ervoor te zorgen dat alle apparatuur op de juiste plek komt te staan en dat het goed kan worden aangesloten;
Hulpmiddelen: een ander voordeel van het inschakelen van een specialistisch bedrijf, is dat zij beschikking hebben over alle nodige hulpmiddelen voor de verhuizing. Hierbij kun je denken aan het juiste gereedschap voor het ontkoppelen van computers en apparaten, inpakmaterialen om beeldschermen veilig in te pakken en hulpmiddelen om bekabeling op de nieuwe locatie goed te organiseren.
Diensten
Naast de eerdergenoemde voordelen zal een verhuisbedrijf dat gespecialiseerd is in ICT-verhuizingen ook verschillende diensten kunnen aanbieden om de verhuizing goed uit te kunnen voeren. Dit zijn diensten die over het algemeen niet worden aangeboden door reguliere verhuisbedrijven. Je kunt dan denken aan services zoals:
Contactpersoon: voor de verhuizing zal er door het bedrijf een vaste contactpersoon worden aangesteld. Samen met jou zal deze contactpersoon een plan en een draaiboek maken om de verhuizing uit te kunnen voeren. De contactpersoon zal tijdens het hele proces het aanspreekpunt zijn voor alle vragen die je hebt. Ook zorgt deze persoon voor de communicatie tussen alle betrokken partijen en brengt hij iedereen op de hoogte van de voortgang;
Inpakken en uitpakken: voor een goede ICT-verhuizing is het belangrijk dat alle spullen op de juiste manier worden ingepakt. De apparaten moeten op de oude locatie worden ontkoppeld op een gestructureerde manier en goed worden ingepakt. Dit is noodzakelijk om zoveel mogelijk te voorkomen dat de apparatuur kan beschadigen tijdens het vervoer. Op de plek van bestemming kunnen alle apparaten dan weer worden uitgepakt door de verhuizers;
Montage: wanneer jouw bedrijf verhuisd en er een ICT-verhuizing wordt uitgevoerd, wil je uiteraard zo snel mogelijk weer aan de slag kunnen. Daarom zal een goed ICT-verhuisbedrijf ook de mogelijkheid bieden om alle apparatuur te monteren en te installeren zodat alles weer naar behoren werkt en jullie zo snel mogelijk aan de slag kunnen.
De beste keuze maken
Voor een ICT-verhuizing wil je gebruik kunnen maken van de beste aanbieder die er beschikbaar is. Om een goede keuze te kunnen maken raden we je daarom aan om een vergelijking te maken van verschillende aanbieders van diensten voor ICT-verhuizingen. Dit kun je doen door de volgende stappen te volgen.
1.) Onderzoek
Ga op onderzoek uit naar verschillende bedrijven die ICT-verhuizingen kunnen uitvoeren. Zorg ervoor dat je op papier hebt staan welke wensen en behoeften jullie als bedrijf hebben met betrekking tot de verhuizing en ga aan de hand van deze criteria zoeken. Om een goede vergelijking te kunnen maken is het aan te raden om een stuk of vijf bedrijven te selecteren;
2.) Kennismaken
Nu kun je een gesprek plannen met de bedrijven om voor te leggen wat de situatie is en welke wensen je hebt. Tijdens het gesprek kunnen jullie kennismaken om te zien of er een klik is en kunnen de mogelijkheden worden besproken. De verhuizers zullen dan vaak de situatie willen analyseren zodat ze een voorstel kunnen maken van hoe de verhuizing eruit zal gaan zien.
3.) Offertes
Aan de hand van deze analyse zal er door de bedrijven ook een offerte worden opgesteld. Hiermee krijg je een beeld van de kosten die je kunt verwachten in ruil voor de verschillende soorten diensten die er geleverd zullen worden. Deze offertes kun je vervolgens naast elkaar leggen om de prijzen te vergelijken die door de ICT-verhuisbedrijven gevraagd worden voor hun verschillende diensten.
4.) Vergelijken
Maak aan de hand van de offertes een vergelijking tussen de dienstverleners en kies voor het bedrijf dat het best bij jouw wensen en behoeften aansluit. Kies daarbij niet direct voor de goedkoopste optie, maar ga vooral voor kwaliteit. De kwaliteit van een verhuisbedrijf kun je onderzoeken door beoordelingen en recensies van andere klanten te lezen zodat je er zeker van kunt zijn dat afspraken bijvoorbeeld worden nagekomen.
5.) Offerte accepteren
Als je een keuze gemaakt hebt, kun je de offerte van het betreffende bedrijf accepteren. De volgende stap is dan samen met de contactpersoon een datum plannen en een draaiboek opstellen voor de uitvoer van de ICT-verhuizing. Door deze stappen te volgen kun je de best mogelijke keuze maken en ervoor zorgen dat de complete ICT-voorziening van jouw bedrijf op de best mogelijke wijze wordt verhuisd.